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Tschüss Algorithmen, hallo User Experience

Kundenerfahrung    | 15. April 2020

Wenn Sie nach einer Lösung zum Schutz Ihrer E-Mail-Daten suchen, sollten Sie die Prozesse, die mit dem Produkt einhergehen, genau prüfen und sich durch eine benutzerfreundliche Erfahrung von der Konkurrenz abheben.

Wenn Sie wie viele führende Unternehmen sind, sind Sie gerade dabei, jahrzehntealte, schuldenschwere Datenschutztechnologien und -prozesse zu erneuern, um die digitale Beschleunigung voranzutreiben. Doch wenn es um den Schutz Ihrer E-Mail-Daten geht, verwenden selbst moderne Systeme dieselben Verschlüsselungsalgorithmen und -spezifikationen, darunter 2048-Bit-RSA-Verschlüsselung, 256-Bit-AES-Verschlüsselung und SHA2-Signaturen. Das ist nichts Neues – es sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

Betrachten Sie es nicht als Neuerfindung des Rades, sondern als Bau eines besseren Rades. Hier erzielt die Benutzererfahrung den entscheidenden Treffer.

Beim Datenschutz kommt es oft auf die Benutzerfreundlichkeit an

Wir haben kürzlich IT-Experten und IT-Entscheidungsträger befragt und festgestellt, dass der Schutz Ihrer E-Mail-Daten zwar für die meisten Organisationen eine Priorität darstellt, aber weniger als die Hälfte der Organisationen mit Verschlüsselungssoftware diese umfassend nutzt. Dies hängt oft von der Benutzerfreundlichkeit ab. Es ist nahezu unmöglich, eine Sicherheitsfunktion einzuführen, die sich nicht nahtlos in vorhandene Arbeitsabläufe integrieren lässt. Wenn Sie nach einer Lösung zum Schutz von E-Mail-Daten suchen, sollten Sie die mit dem Produkt verbundenen Prozesse sorgfältig prüfen und sich durch eine benutzerfreundliche, sichere Kommunikationserfahrung von der Konkurrenz abheben.

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Halten Sie den E-Mail-Schutz für alle einfach

Beliebt bei Kunden und Mitarbeitern:

  • Reibungslos und einfach zu verwenden – Menschen neigen dazu, den Weg des geringsten Widerstands zu wählen. Suchen Sie nach einem sicheren Kommunikationssystem, das den Schutz von Daten während der Übertragung zum Weg des geringsten Widerstands macht. Eine Fallstudie von Echoworx ermöglichte es beispielsweise einer britischen Bank, während eines zeitkritischen Notfalls ihren gesamten Hypothekenkundenstamm sofort zu erreichen, ohne das schlichte Erscheinungsbild ihrer regulären Kundenkommunikation zu ändern. Die Kommunikation konnte wie üblich per E-Mail gesendet werden, wobei jedoch alle vertraulichen Informationen in geschützten, sicheren, verschlüsselten Anhängen verpackt wurden.
  • Anpassbare Einstellungen – Für internationale Organisationen umfasst eine hervorragende Kundenerfahrung markengerechte Kommunikation in der bevorzugten Sprache Ihres Kunden. Wussten Sie, dass 79 Prozent der Menschen weniger als 30 Sekunden brauchen, um die Sicherheit einer E-Mail zu bewerten? Dies bedeutet, dass markenfremde, aber legitime, sichere E-Mails Ihres Unternehmens leicht als Spam kategorisiert werden können, was die digitale Vertrauenswürdigkeit Ihres Unternehmens mindert. Selbst bei der sichersten Kommunikation sollten Sie Sprachrichtlinien festlegen können, die automatisch auf Nachrichten basierend auf Absender-, Marken-, Gebietsschema- und Empfängerattributen angewendet werden.
  • Weitere Möglichkeiten zum Senden sicherer E-Mails – Nicht jeder Geschäftsanwendungsfall ist gleich, daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Datenschutzlösung flexibel genug ist, um sich an unterschiedliche Bedingungen anzupassen. Obwohl TLS weiterhin eine primäre sichere Methode zum Schutz von Daten während der Übertragung ist, was passiert, wenn keine TLS-Verbindung verfügbar ist? Neben der Bereitstellung von Fallback-Optionen bietet der Zugriff auf mehrere sichere Übermittlungsmethoden sowohl Absendern als auch Empfängern mehr Auswahlmöglichkeiten bei der Art und Weise, wie sie miteinander kommunizieren möchten.

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Beliebt bei Administratoren und Support:

  • Mehr Kontrolle – Definierbare Richtlinien steuern, welche Kommunikationen (und wie) basierend auf dem Nachrichteninhalt geschützt werden. Dies wird während der Implementierung eines E-Mail-Datenschutzsystems eingerichtet. Es basiert auf Ihren Anforderungen und Best Practices und wird durch allgemeine Nachrichtenattribute wie Betreff, Schlüsselwörter, Nachrichtentyp oder Empfängerdomänen ausgelöst. Dank flexibler Steuerelemente für jedes Szenario können Sie eine individuelle Benutzererfahrung für Absender und Empfänger schaffen und die Kontrolle über verschlüsselte Nachrichten während der Übertragung und im Ruhezustand behalten.
  • Sensible E-Mails zurückrufen – Ob ein Dokument irrtümlich gesendet wurde oder eine sichere Nachricht an eine falsche Adresse gesendet wurde, die Möglichkeit, eine E-Mail mit sensiblen Informationen zurückzurufen, ist ein wichtiges Merkmal jedes erstklassigen Datenschutzsystems. Empfänger sollten auch die Möglichkeit haben, auf jede verschlüsselte Nachricht auf sichere Weise zu antworten.
  • Unbefugten Zugriff verhindern – Moderne Optionen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) können die Identität von Benutzern genau überprüfen, bevor ihnen Zugriff auf sichere Informationen gewährt wird. Für den Zugriff auf ein sicheres Nachrichtenportal kann ein Benutzer beispielsweise aufgefordert werden, ein zeitbasiertes Einmalkennwort (TOTP) einzugeben. TOTP ist ein zufälliges, einmalig verwendbares, mit Zeitstempel versehenes Soft-Token, das von einer auf dem Telefon eines Benutzers installierten SaaS-App eines Drittanbieters ausgegeben wird – zusätzlich zu einem Benutzernamen und einem Kennwort, bevor der Zugriff gewährt wird.
  • Unbegrenzt E-Mails senden – Bei großen Unternehmen können Massennachrichten an Kundenstämme in die Millionen gehen. Wenn der Inhalt dieser Nachrichten vertrauliche Informationen enthält, die geschützt werden müssen, wie z. B. ein Kontoauszug, muss die vorhandene Kommunikationsinfrastruktur in der Lage sein, plötzliche Aktivitätsspitzen zu bewältigen, ohne überlastet zu werden.
  • Holen Sie sich den vollen Nutzen aus Ihrer Investition – Mit der richtigen sicheren Kommunikationslösung kann Ihr Unternehmen eine benutzerfreundliche Erfahrung bieten – und Geld sparen. Eine aktuelle Studie von Forrester ergab beispielsweise, dass ein typisches Unternehmen auf Unternehmensebene, das die Plattform von Echoworx verwendet, einen ROI von 155 Prozent erwarten kann – mit Kosteneinsparungen von über 2,7 Millionen US-Dollar und einer Amortisationszeit von sieben Monaten.
  • Steigerung der Nutzung in der Organisation – Laut Daten von Echoworx nutzen nur 40 Prozent derselben Gruppe Verschlüsselungstechnologie in großem Umfang, obwohl mehr als die Hälfte der IT-Experten und Entscheidungsträger den Schutz von E-Mail-Daten als sehr wichtig oder sogar kritisch für ihre Organisationen einstufen. Wenn Sie mit einem externen SaaS-Anbieter zusammenarbeiten, erhalten Sie Zugriff auf dessen Expertenteam. In Verbindung mit einer einfachen Benutzeroberfläche und klaren Anweisungen kann dies zu einer optimierten UX führen – das heißt weniger Anrufe bei Ihrem Helpdesk und eine erfolgreichere und umfassendere Implementierung.

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Bieten Sie allen E-Mail-Schutz

Obwohl der Zugriff auf sichere Kommunikationswege für jedes Unternehmen unerlässlich ist, gibt es verschiedene Gründe für den Schutz von E-Mail-Daten. Der Data Breach Investigations Report 2019 von Verizon schlüsselt Sicherheitsvorfälle nach Branche, Größe und Bedenken auf. Hier sind einige Erkenntnisse:

  • Finanzdienstleistungen und Versicherungen – Verwenden Sie MFA, einschließlich 2FA oder die „starke Authentifizierung“ der Europäischen Zentralbank (EZB), für alle kundenorientierten Anwendungen, schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten und richten Sie sichere Kommunikationskontrollen ein, um das Risiko von Insider-Bedrohungen und anderen kommunikationsbezogenen Schwachstellen zu verringern.
  • Gesundheitswesen – Sorgen Sie dafür, dass das Gesundheitspersonal vertrauliche Dokumente mit Patienteninformationen, die durch Vorschriften wie den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) geschützt sind, sicher senden und empfangen kann.
  • Fertigung – Von sensiblen Daten, die während eines M&A-Deals den Besitzer wechseln, über die Kommunikation persönlicher Daten mit Kunden bis hin zu etwas so Einfachem wie dem Austausch von Geschäftsgeheimnissen mit einem vertrauenswürdigen Partner gibt es viele Fälle, in denen Fertigungsunternehmen Lösungen zum Schutz von E-Mail-Daten nutzen sollten.

Es ist mittlerweile eine Selbstverständlichkeit, dass jede Branche Daten hat, die sie schützen muss. Aber wie diese Daten sicher übermittelt – verpackt, gesendet und empfangen – werden, bestimmt das Erlebnis für alle.

Letztendlich wollen die Menschen sichere Kommunikation, keine brauchbaren kryptografischen Algorithmen.