E-Mail-Datenschutz: Das Was und Warum und wie Sie sich für Ihren E-Mail-Datenschutz entscheiden

Kundenerfahrung    | 5. Juni 2020

Unternehmen konzentrieren sich bei der Bewertung von Sicherheitstechnologien weiterhin zu sehr auf Features und Funktionen und nicht genug auf den langfristigen Wert oder die Implementierung.

Im Zeitalter der digitalen Transformation wird die Kluft zwischen technischen Versprechen und geschäftlichen Auswirkungen immer größer, da täglich mehr als 124,5 Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen werden.

Als COVID-19 aufkam, waren viele Unternehmen bestrebt, schnelle Sicherheitslösungen zu finden, um ihre jetzt remote arbeitenden Mitarbeiter während einer voraussichtlich einige Wochen andauernden Geschäftsverzögerung zu unterstützen. Hinzu kommt die Beschleunigung des langfristigen Arbeitens von zu Hause aus und die veränderte Einstellung zur digitalen Privatsphäre.

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„Dies ist ein Weckruf für Organisationen, die zu viel Wert auf die täglichen betrieblichen Anforderungen gelegt haben, auf Kosten von Investitionen in digitale Abläufe und langfristige Widerstandsfähigkeit“, sagt Sandy Shen Senior Director Analyst bei Gartner. „Unternehmen, die ihre technologischen Fähigkeiten und Investitionen auf digitale Plattformen verlagern können, werden die Auswirkungen der Epidemie abmildern und dafür sorgen, dass ihre Geschäfte jetzt und langfristig reibungslos laufen.“

Doch allein der Kauf eines Verschlüsselungsprodukts zum Schutz Ihrer E-Mail-Daten garantiert keinen langfristigen Unternehmenswert.

Laut einer Umfrage des Experten für E-Mail-Verschlüsselungstechnologie Echoworx halten 81 % der Unternehmen die Verschlüsselung für einen wichtigen, wenn nicht sogar wesentlichen Teil ihres Technologiepakets zum Schutz der per E-Mail gesendeten Daten. Allerdings nutzen nur 40 % von ihnen unternehmensweit E-Mail-Verschlüsselung.

Um diese Diskrepanz zu beenden, müssen Unternehmen unserer Meinung nach anfangen, anders über ihre E-Mail-Datenschutzstrategie nachzudenken und darüber, wie sie Lösungen und Anbieter bewerten und auswählen.

Technologie allein bietet keinen Mehrwert

Selbst wenn technische „Experten“ glauben, dass eine Technologie oder ein Produkt für das Unternehmen funktionieren wird, gibt es keine Garantie dafür, dass das Unternehmen es tatsächlich nutzt. In unserer langjährigen Erfahrung als Anbieter von E-Mail-Verschlüsselungslösungen haben wir immer wieder drei Missverständnisse gehört.

Missverständnis Nr. 1: „Wir investieren in Verschlüsselungstools, weil wir es müssen“
Realität: Die Investition in ein Verschlüsselungstool muss bestimmte Geschäftsanforderungen erfüllen.

Missverständnis Nr. 2: „Wir haben Verschlüsselung, wir sind sicher.“ Das reicht.“
Realität: Der Schutz von E-Mail-Daten hängt weniger von der Technologie ab, als Sie denken.

Missverständnis Nr. 3: „Beim Datenschutz geht es um Compliance“
Realität: Die Fähigkeit, Daten zu schützen, ist genauso wichtig wie die Fähigkeit, sie zu nutzen und zu verschieben.

Warum benötigen Sie ein bestimmtes Produkt? Wie gut kennen Sie das Unternehmen und seine Bedürfnisse? Und wie gut wird dieses Produkt diese Anforderungen erfüllen? Wenn Sie die Antwort auf diese Fragen nicht vollständig kennen, verstehen Sie das Geschäft nicht und können keinen echten Mehrwert schaffen.

Eine Bank wollte beispielsweise in der Lage sein, Kunden-E-Mails und -Dokumente einfach abzurufen, um die Einbindung von Datenverwaltern zu reduzieren und langwierige Prüfungsprozesse zu vermeiden. Genau das brauchte das Unternehmen. Es war ein langwieriger, mehrstufiger Ansatz erforderlich, bei dem mehrere Mitarbeiter, externe Personen, Organisationen und E-Mail-Drittanbieter physische Maßnahmen ergreifen mussten, um zu bestätigen, dass E-Mails und Anhänge aus allen Backups und Archiven gelöscht wurden.

In einem anderen Beispiel wollte eine Versicherungsgesellschaft, dass ihre Kunden einfach auf eine E-Mail antworten können, damit sie vertrauliche Dokumente problemlos an ein zentrales Postfach zurücksenden können. Das wollte das Unternehmen. Sie erreichte einen zeitaufwändigen, mehrstufigen Ansatz, der die Ressourcen mehrerer Mitarbeiter erforderte, indem sie Anleitungs-E-Mails an Kunden verschickte und sie dazu aufforderte, sich für einen verschlüsselten E-Mail-Dienst anzumelden – bevor auf die angeforderten Dokumente zugegriffen und diese sicher zurückgesendet werden konnten.

Die Liste ist lang.

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Stellen Sie bessere Fragen, richten Sie die Technologie an den Geschäftsanforderungen aus

Anstatt sich mit einer Checkliste mit Funktionen und Spezifikationen zu wappnen, bereiten Sie Fragen vor, die Ihnen dabei helfen, die Eignung einer E-Mail-Datenverschlüsselungslösung für Ihre Geschäftsanforderungen zu bewerten. Wie gut erfüllt dieses Angebot Ihre spezifischen Anforderungen, passt es in Ihre aktuelle Arbeitsweise und kann es Ihre Gesamtanforderungen von morgen erfüllen?