Papierlos ist mit Verschlüsselung einfacher als Sie denken

Kundenerfahrung    | 22. März 2019

Jedes Jahr werden mehr als 500 Milliarden Rechnungen an Kunden verschickt, und dabei sind noch nicht einmal die monatlichen und vierteljährlichen Abrechnungen für Finanz- und Gesundheitsangelegenheiten eingerechnet. Stellen Sie sich jetzt vor, Sie gehen zur Post und kaufen Briefmarken für all diese Rechnungen und Abrechnungen.

Viele Organisationen müssen sich die hohen Portokosten nicht vorstellen, da ihre Prozesse und Systeme, die auf Papiertransaktionen basieren, dies zur Realität machen.

Aber der Umstieg auf papierloses Arbeiten ist komplizierter, als einfach einen Schalter umzulegen und einen Computer einzuschalten – Sie benötigen eine sichere Umgebung für Ihre digitalen Dokumente. Wenn eine Organisation auf papierloses Arbeiten umsteigt, betritt sie eine Welt komplexer Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, deren Nichteinhaltung massive, empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen kann. Hier kann eine umfassende Verschlüsselungsstrategie hilfreich sein – und sich sogar zum Vorteil einer Organisation auszahlen.

So können Sie eine Verschlüsselungslösung nutzen, um papierlos zu werden, Ihre digitale Transformation zu beschleunigen und einen echten Geschäftswert zu erzielen:

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Der papierlose Weg spart Geld – aber nur, wenn digitale Dokumente sicher versendet werden. Eine aktuelle Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester legt beispielsweise nahe, dass Unternehmen, die Echoworx Email Encryption verwenden, die digitale Umstellung ihrer Postzustellung um zehn Prozent beschleunigen. Angesichts der durchschnittlichen Kosten von 1 US-Dollar pro Seite bei herkömmlicher Post kann ein typisches Unternehmen, das Echoworx verwendet, über drei Jahre 1,5 Millionen US-Dollar einsparen.

Weitere Vorteile des papierlosen Arbeitens sind eine höhere Benutzerzufriedenheit, optimierte Prozesse und eine geringere Belastung bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.

Warum Organisationen zögern, auf Papier zu verzichten

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten durch die Einführung einer sicheren digitalen Dokumentenübermittlung ist ein bedeutendes Projekt, das Zeit, Geld, Fachkenntnisse, die Fähigkeit zur Integration von Altdaten und -systemen und manchmal eine Änderung der aktuellen Prozesse beim Senden und Verarbeiten von Antworten erfordert. Organisationen mit bereits überlasteten IT-Ressourcen zögern, ein papierloses Projekt anzugehen, wenn es als Kostentreiber und nicht als Kosteneinsparungsinitiative angesehen wird.

Papierlose Kommunikation erfordert sichere digitale Kommunikation, was Verschlüsselung bedeutet. Zu den mit einer Verschlüsselungslösung vor Ort verbundenen Kosten gehören physische Server, Wartungspersonal und Kundensupportressourcen. Diese Altkosten können während eines papierlosen Projekts drastisch gesenkt werden. Durch die Integration der E-Mail-Verschlüsselungslösung von Echoworx beispielsweise verringert eine typische Unternehmensorganisation diese Wartungskosten – und spart über drei Jahre etwa 795.000 US-Dollar.

Diese Zurückhaltung gegenüber dem papierlosen Arbeiten beruht auf Angst vor Komplexität, Aufwand und Sicherheitsbedenken – nicht auf Fakten. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt ist die digitale Transformation – einschließlich der Abschaffung von Papier – für nachhaltige Unternehmen keine Option mehr und wird zunehmend zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Kunden.

Einfacher Anwendungsfall für papierloses Arbeiten: Upgrade eines Altsystems

Unternehmen können ihre Bemühungen um papierloses Arbeiten möglicherweise nicht verstärken, da die vorhandene Verschlüsselungstechnologie vor Ort nicht in der Lage ist, zusätzliche Belastungen zu bewältigen. Aber aufgrund dieser vorhandenen veralteten Messaging-Infrastruktur fragen sie sich vielleicht, wie mühsam das Projekt sein wird, auch wenn der ROI der Abschaffung von Papier verlockend ist. Es muss nicht schwierig sein, wenn sie die richtige Lösung verfolgen und mit den richtigen Leuten zusammenarbeiten.

Die Abschaffung von Papier hilft Unternehmen, Prozesse zu rationalisieren, Ressourcen zu reduzieren und Geld zu sparen. Die aktuelle Forrester-Studie, die im Auftrag von Echoworx durchgeführt wurde, ergab einen starken ROI für die Implementierung der Echoworx-E-Mail-Verschlüsselungslösung und eine Amortisationszeit von nur etwa sieben Monaten.

Wir hoffen, dass diese ROI-Studie zur Verschlüsselung Ihnen hilft, den Papiertiger an seinen rechtmäßigen Platz zu verweisen.