Le sans papier est plus facile que vous ne le pensez grâce au cryptage

Expérience client    | 22 mars 2019

Chaque année, plus de 500 milliards de factures sont envoyées aux clients, sans compter les relevés mensuels et trimestriels relatifs aux questions financières et de santé. Imaginez maintenant que vous vous rendiez à la poste et que vous achetiez des timbres pour toutes ces factures et relevés.

De nombreuses organisations n’ont pas à imaginer le coût élevé des envois postaux, car leurs processus et systèmes qui dépendent des transactions papier rendent cela possible.

Mais passer complètement au zéro papier est plus compliqué que de simplement appuyer sur un interrupteur et d’allumer un ordinateur : vous avez besoin d’un environnement sécurisé pour vos documents numériques. Lorsqu’une organisation passe au zéro papier, elle entre dans un monde de réglementations complexes sur la confidentialité, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE, dont le non-respect peut entraîner des amendes très élevées. C’est là qu’une stratégie de chiffrement complète peut être utile – et même jouer en faveur d’une organisation.

Voici comment vous pouvez tirer parti d’une solution de chiffrement pour passer au zéro papier, accélérer votre transformation numérique et obtenir une réelle valeur commerciale :

Les avantages du zéro papier

Le zéro papier permet d’économiser de l’argent, mais uniquement lorsque les documents numériques sont envoyés de manière sécurisée. Une récente étude Total Economic Impact™ (TEI) menée par Forrester, par exemple, suggère que les entreprises qui utilisent Echoworx Email Encryption accélèrent la transition numérique de leur distribution de courrier de dix pour cent. Compte tenu du coût moyen de 1 $ par page associé au courrier traditionnel, une organisation type de niveau entreprise utilisant Echoworx peut économiser 1,5 million de dollars sur trois ans.

Les autres avantages du zéro papier comprennent une satisfaction accrue des utilisateurs, des processus rationalisés et un allègement du fardeau de la conformité aux réglementations sur la confidentialité telles que le RGPD.

Pourquoi les organisations hésitent à passer au zéro papier

La transition vers le zéro papier en adoptant la livraison sécurisée de documents numériques est un projet important qui nécessite du temps, de l’argent, une expertise spécialisée, la capacité d’intégrer les données et les systèmes existants et, parfois, un changement des processus actuels dans la manière dont les réponses sont envoyées et traitées. Les organisations dont les ressources informatiques sont déjà sollicitées hésitent à entreprendre un projet zéro papier lorsqu’il est considéré comme un facteur de coût plutôt qu’une initiative de réduction des coûts.

Les communications sans papier nécessitent une communication numérique sécurisée, ce qui signifie un chiffrement. Les dépenses associées à une solution de chiffrement sur site incluent les serveurs physiques, le personnel de maintenance et les ressources d’assistance client. Ces coûts hérités peuvent être réduits au cours d’un projet zéro papier. Par exemple, en intégrant la solution de chiffrement des e-mails Echoworx, une organisation d’entreprise typique atténue ces coûts de maintenance et économise environ 795 000 $ sur trois ans.

Cette réticence à passer au zéro papier est basée sur la peur de la complexité, des efforts et des problèmes de sécurité, et non sur des faits. Dans un marché de plus en plus concurrentiel, où la transformation numérique, y compris la dématérialisation, n’est plus facultative pour les entreprises durables et devient de plus en plus un avantage concurrentiel auprès de vos clients.

Cas d’utilisation sans papier sans douleur : mise à niveau d’un système existant

Les entreprises peuvent être incapables d’accroître leurs efforts de dématérialisation en raison de l’incapacité de la technologie de chiffrement existante sur site à gérer des charges supplémentaires. Mais, en raison de cette infrastructure de messagerie obsolète existante, même si le retour sur investissement de la dématérialisation est intrigant, elles peuvent se demander à quel point le projet sera pénible. Cela ne doit pas nécessairement être difficile si elles recherchent la bonne solution et travaillent avec les bonnes personnes.

La dématérialisation aide les entreprises à rationaliser les processus, à réduire les ressources et à économiser de l’argent. La récente étude Forrester, réalisée pour le compte d’Echoworx, a révélé un retour sur investissement important pour la mise en œuvre de la solution de chiffrement des e-mails Echoworx et une période de récupération d’environ sept mois seulement.

Nous espérons que cette recherche sur le retour sur investissement du chiffrement vous aidera à remettre le tigre de papier à sa juste place.